Архив – кладовая памяти

О работе «сокровищницы» сегодня.

9 июня ежегодно отмечается Международный день архивов. Накануне мы встретились с начальником архивного отдела администрации Новониколаевского района Ириной Николаевной Щуцкой и поговорили о том, что такое архив в наше время, какие сокровища он хранит и как работает.

– Ирина Николаевна, когда был образован районный архив?

– В 1934-1935 годах в системе НКВД по решению Нижневолжского крайисполкома создавались районные архивы. История архивного отдела администрации Новониколаевского муниципального района Волгоградской области, а именно в таком статусе в настоящее время работает Новониколаевский районный архив, начинается с создания Ново-Николаевского архбюро в 1935 году.
Ранее мы уже рассказывали о том, что первым был создан фонд хранения Ф.1 «Новониколаевский районный исполнительный комитет депутатов трудящихся», в который поступило 105 управленческих документов за 1928-1955 годы и 67 – по личному составу за тот же период. В пятерку «первых» по времени создания вошли фонды «Новониколаевский районный отдел социального обеспечения», «Новониколаевский районный земельный отдел», «Новониколаевский отдел народного образования» и «Новониколаевский народный суд I и II участка».

– Сколько лет Вы работаете в архиве?

– В апреле следующего года будет 10 лет, как я работаю в должности начальника архивного отдела. Поначалу было нелегко, ведь в наследство от прежних работников архива достался большой объем документов, собранных и бережно хранимых ими целые десятилетия. Нужно было в короткие сроки выучить топографию хранилищ, так называется место расположения документов на стеллажах, для своевременного исполнения запросов граждан и пенсионного фонда. В этом большую помощь мне оказала Гурова Татьяна Петровна, ранее работавшая в архиве. С огромной благодарностью вспоминаю её ценные советы. Кроме того, кураторы из отдела по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области протянули руку методической помощи в работе с учетной документацией.

– Сколько помещений занято под архив? Сколько фондов?

– В настоящее время архив располагает площадями трех архивохранилищ и одним рабочим кабинетом.
В архивном отделе хранится 194 фонда – ликвидированные колхозы и совхозы Новониколаевского района, городской и сельские Советы, Новониколаевская районная Дума, администрация района, муниципальные предприятия и другие организации.
В Новониколаевском архиве находится на хранении более 30 тысяч дел, из них более 10 тысяч единиц хранения относится к собственности Волгоградской области. Более 68% составляют управленческие документы, чуть более 31% – документы по личному составу. Имеются на хранении фотодокументы, в большинстве своем это фотографии, переданные на хранение в архив редакцией районной газеты.

Архивный отдел администрации продолжает пополнять свои фонды от организаций-источников комплектования архива.
С 2022 года наступил новый этап работы с документами по личному составу – истек срок их хранения в районном архиве и организациях, ранее он составлял 75 лет. Ежегодно приходится принимать нелегкие решения: хранить их дальше, переводя в статус постоянного хранения, либо уничтожать. Во многом это зависит от физического состояния дел.

В приказах и ведомостях 40-х годов, подлежащих экспертизе, хранится история трудовой деятельности наших земляков, организаций, всего района. Тем более, что в основной массе это документы военных и послевоенных лет. К слову сказать, в книге приказов по Ново-Николаевскому Райдоротделу самый первый документ датируется 4 апреля 1934 года, а в фонде 134 «Колхоз «Пятилетка в 4 года» Красностановского сельского Совета под №1 значится дело «Посемейные списки колхозников за 1932 год».
Более 200 дел по состоянию на сегодняшний день благодаря заботливым рукам всех поколений архивариусов, бережно хранящих историческое наследие нашего района для потомков и историков, получили статус дел постоянного хранения.

– Ирина Николаевна, и немного статистики. Сколько, к примеру, в прошлом году было обращений в архив за информацией или справками? Что самое сложное в Вашей работе?

– Сегодня в архиве трудятся 2 человека. Ежегодно в архив поступает более тысячи запросов социально-правового характера от граждан и организаций, по результатам исполнения которых выдается от полутора до двух тысяч справок. Тематических запросов поступает меньше – до 100 ежегодно, но иногда их выполнение занимает гораздо больше времени, так как граждане не всегда располагают полным объемом поисковых данных.

Эта часть работы архива самая понятная, но это лишь верхушка айсберга. Большая часть работы архивиста скрыта от посторонних глаз, и это не умещается в вопрос о статистике. Регулярные проверки наличия документов, размещение дел в коробах для хранения (от автора: короба очень тяжелые, а коллектив в архиве женский!), подшивка и нумерация дел, составление каталогов, описей на дела и исторических справок на организации, передавшие документы на хранение.

– А какие обращения были самыми интересными за время Вашей работы?

– В октябре 2019 года в архивный отдел обратилась организация Офис Уполномоченной Комиссии по материальным требованиям против Германии Клеймс Конференс с запросом информации и документов на гражданина Израиля. Его семья в годы Великой Отечественной войны была эвакуирована из Украины в Волгоградскую область. Были изучены документы и дан ответ.
В 2023 году один из наших активных пользователей после долгих безуспешных поисков истории переселения своих родственников в Новониколаевский район наконец-то нашел информацию в документах архива.

И все-таки самым запоминающимся моментом стала история одного фотодокумента. На нём была запечатлена женщина, управляющая трактором. Мы опубликовали фото на странице «Архив Новониколаевский» в социальной сети. Информации о снимке было мало: колхоз «Ленинский путь» и всё. Двойновцы признали в ней Земцову Анастасию, когда-то проживающую в хуторе, вспомнили, через какие трудности в жизни пришлось пройти этой женщине. А далее, спустя более полугода, мы видим комментарий от нашей подписчицы из хутора Галушкинского, ранее входившего в состав Новониколаевского района, с фотографией семьи Кабловой Аксиньи Антоновны, которая тоже работала на таком тракторе и очень похожа на женщину со снимка. Вот это поворот! Вот это сюжет!
А вообще, каждый запрос – это отдельная история …

– С какими самыми интересными архивными документами Вам пришлось работать в нашем архиве?

– Трудно сказать. Можно ли это назвать документами? Среди архивных материалов 1940-х годов можно встретить информацию, написанную на старых бланках, этикетках, плакатах и даже на списках избирателей, когда в стране не хватало не только продовольственных товаров, но и канцелярии. Поэтому вместо бумаги в ход шло все, на чем можно было писать.

– Что самое радостное и вызывает у Вас приятные эмоции от работы?

– Очень огорчает в работе отсутствие документов, необходимых для исполнения запроса, или информации в них, что затрудняет решение вопросов граждан или получение ими нужных сведений.
Радует, когда посетители уходят из архива удовлетворенные качеством предоставленной услуги, с документом, подтверждающим их стаж, заработную плату, право на имущество.

– Какие проекты планируете реализовать в ближайшее время?

– Архив уверенно смотрит в будущее! Мы внедряем в свою деятельность новые технологии. Участвуем в заполнении автоматизированных баз данных документов Архивного фонда России, по местам хранения документов по личному составу. Успешно сотрудничаем через личный кабинет архивной организации в единой цифровой платформе с отделениями социального фонда России по всей стране.

У нас есть свой раздел на сайте администрации Новониколаевского муниципального района, где пользователи могут ознакомиться с фондами архива, формами заявлений и запросов.

Страница новониколаевского архива в социальной сети «Одноклассники» – это эффективная платформа для популяризации архивного дела, которая позволяет информировать аудиторию о деятельности архивов, привлекать новых пользователей, формировать представление о важности архивов и осуществлять обратную связь.

Пока с этим справляемся своими силами, но уже испытываем потребность в увеличении штата специалистом IT-направления.
Скорее всего, главным событием этого года будет возвращение архивного отдела в отремонтированные помещения по улице Народной. Но об этом расскажу позднее.
А если говорить в целом, то без увлеченности в архиве работать нельзя, здесь нет случайных людей. Поэтому я от всего сердца поздравляю с прошедшим праздником своих коллег, всех, кто занимается формированием архивов организаций. Желаю счастья, здоровья и хорошего настроения.

– Ирина Николаевна, спасибо за содержательный разговор.

Интервью записала
Наталья Николаева