Что нужно знать о копиях

Поговорим об одном из самых распространенных видов нотариальных действий – свидетельствовании верности копий документов. Давайте разберемся. Нам поможет нотариус г. Волгограда Лариса Сергеевна Агапова.

— В чем заключается смысл свидетельствования верности копии документа нотариусом? В проверке наличия в документе информации и реквизитов, позволяющих однозначно определить его автора.

При этом нотариус не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц, правоспособность юридического лица от которого исходит документ.

— Какие требования предъявляются к документам?

Документы, представленные для свидетельствования верности копии, не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов,  неоговоренных исправлений, не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей. Текст документа должен быть легко читаемым. Документ, состоящий из нескольких листов, должен быть скреплен или прошит, чтобы его целостность не оставляла сомнений.

Несколько простых полезных советов нотариуса:

• Не теряйте самообладания и не раздражайтесь, если нотариус отказал вам в свидетельствовании копии документа – значит, оригинал документа содержит исправления или иные недостатки, вызывающие сомнения в его подлинности (подчистки, дописки, зачеркнутые слова, нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, повреждения документа и др.). Копии таких документов удостоверить нельзя!

Важно знать! Существуют документы, в которых вообще недопустимы ни помарки, ни оговорки, ни какие-либо самовольные надписи. Это касается паспортов и других удостоверяющих личность документов, документов об образовании (аттестатов, дипломов), документов органов ЗАГС и др.

• При получении каких-либо документов не полагайтесь излишне на выдавших их сотрудников учреждений, а внимательно перечитайте и проверьте сами. При обнаружении несоответствий и ошибок сразу требуйте замены документа – в дальнейшем это сделать будет сложнее.

• Если какой-то документ вы передаете кому-то или пересылаете куда-то по почте, позаботьтесь о сохранении его нотариальной копии в своем личном архиве. Это не раз вам пригодится, так как нотариально засвидетельствованную копию можно копировать и использовать как доказательство.

Пример: свидетельство о заключении брака, когда оно изымается при его расторжении, документы о трудовом стаже, различные справки, содержащие важную информацию.

• Относитесь к своим документам бережно и аккуратно, храните их подальше от детей, жидкостей и продуктов, избегайте ламинирования и многократного сгибания. Так документы прослужат вам долго и сохранят свой первоначальный вид.
•  

— О копиях документов, поступивших из других государств или, наоборот, отправляемым для их использования за границей

Если содержание документа и его реквизиты исполнены или продублированы на русском языке (чаще всего это документы, выданные в государствах, ранее входивших в состав СССР), то никаких дополнительных требований для оформления таких копий нет. В других случаях требуется перевод с иностранного языка на русский язык либо всего документа, либо его отдельных фрагментов.

Подлинность подписи переводчика также подлежит нотариальному свидетельствованию.

Обратите внимание!

Не всегда копия документа заменяет его оригинал. Например, нельзя удостоверить свою личность нотариально заверенной копией паспорта (она только свидетельствует о том, что копия тождественна оригиналу документа). Нельзя действовать по копии доверенности – полномочия представителя подтверждает только оригинал доверенности.

Нотариальные конторы оказывают бесплатную юридическую помощь. Информацию по правовым вопросам можно получить у нотариуса в любой удобной для вас нотариальной конторе Волгоградской области – их адреса и графики работы размещены на официальном сайте Нотариальной палаты Волгоградской области http://volgogradnotary.ru/. За бесплатными консультациями по правовым вопросам можно обратиться также в Нотариальную палату Волгоградской области по телефонам (8442) 23-34-19, 23-74-74.

Управление Минюста России Волгоградской области,

Нотариальная палата Волгоградской области